Regulamin serwisu Apartyo

§ 1. Postanowienia ogólne

Regulamin określa rodzaj, zakres i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem serwisu apartyo.com. Właścicielem serwisu jest Kamil Mastalerz Tech Mind (kamil@apartyo.com). Korzystanie z serwisu wymaga zapoznania się z regulaminem i jego akceptacji.

§ 2. Definicje

Użyte w regulaminie pojęcia oznaczają:

• Aplikacja mobilna – oprogramowanie na urządzenia mobilne umożliwiające dostęp do Systemu.
• Cennik – zestawienie cen usług dostępne na stronie serwisu.
• Konsument – osoba fizyczna lub przedsiębiorca jednoosobowy korzystający z serwisu w celach niezwiązanych bezpośrednio z działalnością gospodarczą.
• Konto Usługobiorcy – część serwisu z zasobami przypisanymi zarejestrowanemu użytkownikowi.
• Link aktywacyjny – przesyłany kod umożliwiający aktywację konta.
• Okres rozliczeniowy – czas trwania abonamentu liczony od dnia płatności.
• Serwis – platforma informatyczna dostępna pod adresem www.apartyo.com.
• System – oprogramowanie w modelu SaaS dostarczane przez Usługodawcę.
• Umowa powierzenia (DPA) – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 RODO, stanowiąca część warunków korzystania z Systemu.
• Usługobiorca – osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, korzystająca z serwisu.
• Usługodawca – Kamil Mastalerz Tech Mind, ul. Pomorska 22c/30, 80-333 Gdańsk, NIP: 5842815260, REGON: 521455527.
• Usługi AI – funkcje Systemu wykorzystujące modele sztucznej inteligencji, m.in. automatyczne wyodrębnianie danych z umów najmu oraz wspomaganie redakcji dokumentów, świadczone zgodnie z § 12.

§ 3. Wymagania techniczne

Korzystanie z serwisu wymaga:

• urządzenia z dostępem do internetu (komputer, tablet, smartfon);
• łącza internetowego o przepustowości minimum 50 Mb/s;
• przeglądarki: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari lub Microsoft Edge;
• oprogramowania do odczytu plików PDF;
• aktywnego adresu e-mail;
• procesora 2-rdzeniowego (Intel i3 lub AMD) oraz 4 GB pamięci RAM;
• włączonej obsługi plików cookies i JavaScript.

Aplikacja mobilna wymaga pobrania ze sklepu Google Play lub App Store na urządzenia z systemem iOS lub Android.

§ 4. Korzystanie z serwisu

Usługodawca umożliwia Usługobiorcy:

• zapoznanie się z informacjami o usługach;
• założenie, prowadzenie i likwidację konta;
• składanie zamówień na pakiety usług;
• przesyłanie wiadomości przez formularz kontaktowy;
• rozmowy na czacie online;
• śledzenie kosztów i przychodów z nieruchomości;
• korzystanie z funkcji Usług AI w zakresie objętym subskrypcją (§ 12).

Usługobiorca zobowiązany jest w szczególności do:

• respektowania zakazu zamieszczania treści bezprawnych, obraźliwych lub nieprawdziwych;
• niepodejmowania działań zmierzających do zakłócenia funkcjonowania serwisu;
• niepodejmowania działań niezgodnych z prawem lub naruszających dobra osobiste osób trzecich.

Usługobiorca korzysta z treści serwisu wyłącznie na własny użytek i w celu realizacji umowy. Inne wykorzystanie wymaga pisemnej zgody Usługodawcy.

W przypadku naruszenia regulaminu Usługodawca może ograniczyć lub pozbawić Usługobiorcę dostępu do serwisu ze skutkiem natychmiastowym.

Usługi świadczone są 7 dni w tygodniu. Usługodawca zastrzega prawo do czasowego zawieszenia dostępu w celu przeprowadzenia prac serwisowych, naprawczych lub modernizacyjnych, o czym informuje drogą elektroniczną.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w świadczeniu usług wywołane siłą wyższą, awariami, przerwami w dostawie prądu, nieuprawnioną ingerencją osób trzecich lub błędnym działaniem systemów telekomunikacyjnych.

§ 5. Konto Usługobiorcy

• Rejestracja i prowadzenie konta są bezpłatne.
• Rejestracja wymaga wypełnienia formularza danymi: imię, nazwisko, e-mail, telefon, nazwa firmy, siedziba, NIP.
• Umowa zostaje zawarta z chwilą aktywacji konta poprzez kliknięcie linku aktywacyjnego.
• Logowanie odbywa się przy użyciu adresu e-mail i hasła.
• Usługobiorca odpowiada za poufność danych dostępowych; zalecana jest zmiana hasła co 30 dni.
• Konto prowadzone jest na czas nieokreślony; likwidacja możliwa w każdym czasie bez podania przyczyny (kamil@apartyo.com).
• Zmiana i odzyskiwanie hasła odbywa się przez https://app.apartyo.com/auth/forgot-password.

§ 6. Korzystanie z usług

• Korzystanie z usług wymaga rejestracji konta, akceptacji regulaminu i polityki prywatności oraz zapoznania się z cennikiem; korzystanie z funkcji Usług AI wymaga dodatkowo akceptacji warunków ich świadczenia (§ 12).
• Usługi są bezpłatne przez 30 dni lub odpłatne zgodnie z cennikiem.
• Okres abonamentowy wynosi 30 dni lub 365 dni.
• Umowa zostaje zawarta z chwilą zatwierdzenia zamówienia przyciskiem „zamawiam i płacę”.
• Zamówienia niepotwierdzone w ciągu 5 dni są anulowane.
• Zamówienia przyjmowane są od poniedziałku do piątku, w godzinach 9–17, przez cały rok.
• Usługi bezpłatne aktywowane są w ciągu 24 godzin od potwierdzenia; usługi odpłatne w ciągu 24 godzin od zaksięgowania płatności.
• Po zakończeniu okresu bezpłatnego możliwe jest zawarcie umowy odpłatnej.
• Zmiana wariantu usługi możliwa jest w każdym momencie przed upływem bieżącego okresu (kontakt: kamil@apartyo.com).

§ 7. Płatności

• Usługobiorca zobowiązany jest zapłacić z góry w terminie 4 dni od potwierdzenia; w przeciwnym razie Usługodawca może odstąpić od umowy.
• Warianty spoza cennika wymagają indywidualnej wyceny.
• Dostępne formy płatności: przelew tradycyjny, BLIK, szybki przelew.
• Momentem zapłaty jest data zaksięgowania wpłaty na rachunku bankowym Usługodawcy.
• Koszty płatności ponosi Usługobiorca.
• Faktura wystawiana jest na dane podane przy rejestracji; faktura VAT – jeśli podano NIP.
• Faktury dostarczane są drogą elektroniczną w terminie 5 dni; Usługobiorca wyraża zgodę na faktury elektroniczne.
• Zmiany cen ogłaszane są w serwisie i nie wpływają na istniejące umowy.

§ 8. Rozwiązywanie umów

Umowa wygasa w przypadku:

• konta Usługobiorcy – na wniosek o usunięcie lub wskutek usunięcia przez Usługodawcę;
• usług bezpłatnych – po upływie terminu i braku wniesienia opłaty za usługi odpłatne;
• usług odpłatnych – z upływem okresu bez kontynuacji (brak opłaty za kolejny okres).

Usługobiorca może rozwiązać umowę bez podania przyczyny poprzez usunięcie konta; umowa wygasa z końcem okresu rozliczeniowego, a wcześniejsze opłaty nie podlegają zwrotowi.

Usługodawca może rozwiązać umowę bez okresu wypowiedzenia w przypadku:

• podania nieprawdziwych lub niekompletnych danych;
• podejrzenia naruszenia regulaminu lub powszechnie obowiązującego prawa;
• naruszenia praw osób trzecich.

§ 9. Tryb postępowania reklamacyjnego

Reklamacje można składać na adres: kamil@apartyo.com.

Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać:

• login/adres e-mail oraz dane kontaktowe;
• przedmiot reklamacji ze wskazaniem terminu i czasu trwania problemu;
• proponowany sposób rozstrzygnięcia.

Usługodawca może zwrócić się o uzupełnienie reklamacji. Rozpatrzenie następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania. Odpowiedź udzielana jest drogą elektroniczną.

§ 10. Wsparcie techniczne

• Wsparcie techniczne dostępne jest w ramach opłaty abonamentowej.
• Zgłoszenia należy kierować na adres kamil@apartyo.com ze wskazaniem problemu.
• Wsparcie świadczone jest od poniedziałku do piątku (poza dniami ustawowo wolnymi), w godzinach 9–17.
• Usługodawca reaguje odpowiednio do skali problemu.

Wsparcie nie obejmuje:

• elementów samodzielnie modyfikowanych przez Usługobiorcę;
• błędów wynikających z nieuprawnionej ingerencji;
• problemów wynikających z niespełnienia wymagań technicznych.

§ 11. Ochrona danych osobowych i poufność

• Administratorem danych jest Usługodawca.
• Przetwarzane dane obejmują: imię, nazwisko, adres, e-mail, telefon, NIP, numer konta, adresy nieruchomości, przychody i koszty.
• Celem przetwarzania jest umożliwienie korzystania z Systemu i świadczenie usług.
• Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do korzystania z części usług.
• Usługodawca zapewnia bezpieczeństwo danych zgodnie z RODO i regulacjami sektorowymi.
• Szczegóły określa Polityka prywatności dostępna w serwisie.
• W odniesieniu do danych umieszczanych w Systemie przez Usługobiorcę (m.in. danych najemców) rolę Administratora danych pełni Usługobiorca, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia (DPA), dostępnej w serwisie.

§ 12. Usługi przetwarzania wspomagane sztuczną inteligencją (Usługi AI)

Usługodawca świadczy w ramach Systemu funkcje wykorzystujące modele sztucznej inteligencji (Usługi AI), w szczególności:

• automatyczne wyodrębnianie danych z umów najmu (m.in. dat, kwot, okresów wypowiedzenia, wysokości kaucji oraz klauzul umownych) z dokumentów (pliki PDF, w tym skany) wgrywanych do Systemu przez Usługobiorcę;
• wspomaganie redakcji dokumentów na podstawie danych zgromadzonych w Systemie.

Zasady przetwarzania danych w Usługach AI:

• do modelu sztucznej inteligencji przekazywany jest wyłącznie dokument, który Usługobiorca sam wgrał do danej funkcji AI, łącznie z danymi osobowymi zawartymi w tym dokumencie; System nie maskuje i nie anonimizuje treści dokumentów przed przekazaniem do modelu;
• przetwarzanie treści przekazywanych do modelu odbywa się z wykorzystaniem usługi Azure OpenAI (Microsoft, granica danych UE) wyłącznie na infrastrukturze zlokalizowanej na terytorium Unii Europejskiej / Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a dostawca nie zapisuje przekazywanych treści i nie wykorzystuje ich do trenowania modeli;
• wyniki działania modelu wracają do Systemu w formie strukturalnej i wymagają weryfikacji Usługobiorcy przed ich zapisaniem;
• w funkcjach wspomagania redakcji dokumentów do modelu przekazywane są wyłącznie treści niezbędne do przygotowania dokumentu, a wynik wymaga potwierdzenia Usługobiorcy przed wykorzystaniem;
• szczegółowy opis przetwarzania, wraz z wykazem podprocesorów, zawiera Polityka prywatności.

Usługi AI mają charakter pomocniczy: wyniki nie stanowią decyzji ani porady prawnej i wymagają weryfikacji Usługobiorcy przed ich zapisaniem lub wykorzystaniem. System nie podejmuje w ramach Usług AI zautomatyzowanych decyzji wobec osób, których dane dotyczą, w szczególności nie ocenia wiarygodności najemców (art. 22 RODO).

Usługobiorca korzystający z Usług AI zobowiązany jest w szczególności do:

• posiadania tytułu prawnego do przetwarzania danych umieszczanych w Systemie, w tym realizacji obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą;
• nieumieszczania w Systemie danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, bez wyraźnej podstawy prawnej;
• weryfikowania wyników Usług AI przed ich wykorzystaniem;
• niewykorzystywania Usług AI do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wobec osób.

Usługobiorca odpowiada za legalność umieszczenia danych w Systemie i ich zgodność ze stanem rzeczywistym. Usługodawca nie odpowiada za skutki decyzji Usługobiorcy podjętych na podstawie nieweryfikowanych wyników Usług AI. Świadczenie Usług AI stanowi element wykonania umowy o świadczenie usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); powierzenie przetwarzania danych osobowych następuje na podstawie Umowy powierzenia (DPA).

§ 13. Prawa na dobrach niematerialnych

• Serwis i System są chronione prawem własności intelektualnej.
• Korzystanie z serwisu nie oznacza nabycia jakichkolwiek praw autorskich.
• Bez zgody Usługodawcy zakazane jest kopiowanie, rozpowszechnianie, wykorzystywanie i modyfikowanie treści serwisu.
• Usługodawca udziela niewyłącznej licencji na korzystanie z serwisu zgodnie z jego przeznaczeniem.
• Licencja obowiązuje bez ograniczeń terytorialnych przez okres świadczenia usługi i wygasa wraz z usunięciem konta.

§ 14. Przetwarzanie danych osobowych

Administrator: Kamil Mastalerz Tech Mind, ul. Pomorska 22c/30, 80-333 Gdańsk, NIP 5842815260.

Przetwarzane dane:

• adresy nieruchomości;
• informacje o kosztach i przychodach;
• dane kontaktowe (imię, nazwisko, e-mail, nazwa firmy).

Cele przetwarzania:

• analiza finansowa i raportowanie;
• kontakt w sprawach usług;
• realizacja umowy.

Podstawy przetwarzania:

• zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dane przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, a następnie usuwane lub anonimizowane.

Prawa użytkownika:

• dostęp do danych;
• sprostowanie danych;
• usunięcie danych (prawo do bycia zapomnianym);
• ograniczenie przetwarzania;
• przenoszenie danych;
• wniesienie skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Korzystanie z platformy wymaga akceptacji regulaminu i Polityki prywatności, które określają cele oraz podstawy przetwarzania danych. W zakresie funkcji Usług AI podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — nie jest wymagana odrębna zgoda. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne ochrony danych.

§ 15. Postanowienia końcowe

• Regulamin jest dostępny bezpłatnie w serwisie.
• Usługodawca zastrzega prawo do zmian regulaminu z poszanowaniem praw nabytych.
• Usługodawca poinformuje Usługobiorców o zmianach regulaminu nie później niż 14 dni przed ich wejściem w życie.
• Powiadomienie następuje przez komunikat, publikację oraz e-mail; brak sprzeciwu w terminie 14 dni oznacza akceptację zmian.
• Sprzeciw skutkuje rozwiązaniem umowy z dniem poprzedzającym wejście zmiany w życie.
• Odrębne umowy mogą regulować zasady inaczej i mają wówczas pierwszeństwo.
• Regulamin podlega prawu polskiemu.
• Spory rozwiązywane są w drodze negocjacji, a w razie ich niepowodzenia – przez sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę Usługodawcy.
• W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.
• Treść regulaminu dostępna jest w serwisie i aplikacji mobilnej.