Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza polityka dotyczy serwisu www funkcjonującego pod adresem: apartyo.com.

Operatorem serwisu oraz Administratorem danych osobowych jest: Kamil Mastalerz Tech Mind, ul. Pomorska 22c/30, 80-333 Gdańsk.

Adres kontaktowy poczty elektronicznej operatora: kamil@apartyo.com.

Operator jest Administratorem Twoich danych osobowych w odniesieniu do danych podanych dobrowolnie w serwisie.

Serwis wykorzystuje dane osobowe w następujących celach:

• prowadzenie newslettera;
• prowadzenie rozmów typu chat online;
• obsługa zapytań przez formularz;
• realizacja zamówionych usług;
• prezentacja oferty lub informacji;
• świadczenie funkcji wykorzystujących sztuczną inteligencję (wyodrębnianie danych z umów najmu, wspomaganie redakcji dokumentów) — na zasadach opisanych w sekcji 5.

Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniu w następujący sposób:

• poprzez dobrowolnie wprowadzone w formularzach dane, które zostają wprowadzone do systemów Operatora;
• poprzez zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookie (tzw. „ciasteczek”).

2. Wybrane metody ochrony danych stosowane przez Operatora

• Miejsca logowania i wprowadzania danych osobowych są chronione w warstwie transmisji (certyfikat SSL). Dzięki temu dane osobowe i dane logowania wprowadzone na stronie zostają zaszyfrowane w komputerze użytkownika i mogą być odczytane jedynie na docelowym serwerze.
• Dane osobowe przechowywane w bazie danych są zaszyfrowane w taki sposób, że jedynie posiadający klucz Operator może je odczytać. Dzięki temu dane są chronione na wypadek wykradzenia bazy danych z serwera.
• Hasła użytkowników są przechowywane w postaci hashowanej. Funkcja hashująca działa jednokierunkowo – nie jest możliwe odwrócenie jej działania, co stanowi współczesny standard w zakresie przechowywania haseł użytkowników.
• W celu ochrony danych Operator regularnie wykonuje kopie bezpieczeństwa.
• Istotnym elementem ochrony danych jest regularna aktualizacja wszelkiego oprogramowania wykorzystywanego przez Operatora do przetwarzania danych osobowych, co w szczególności oznacza regularne aktualizacje komponentów programistycznych.
• W modułach sztucznej inteligencji przetwarzanie treści odbywa się wyłącznie w Unii Europejskiej u dostawcy nieprzechowującego treści i niewykorzystującego ich do trenowania modeli (sekcja 5).

3. Hosting

Serwis jest hostowany (technicznie utrzymywany) na serwerach zewnętrznego operatora.

Firma hostingowa w celu zapewnienia niezawodności technicznej prowadzi logi na poziomie serwera. Zapisowi mogą podlegać:

• zasoby określone identyfikatorem URL (adresy żądanych zasobów – stron, plików);
• czas nadejścia zapytania;
• czas wysłania odpowiedzi;
• nazwa stacji klienta – identyfikacja realizowana przez protokół HTTP;
• informacje o błędach, jakie nastąpiły przy realizacji transakcji HTTP;
• adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez użytkownika (referer link) – w przypadku gdy przejście do serwisu nastąpiło przez odnośnik;
• informacje o przeglądarce użytkownika;
• informacje o adresie IP;
• informacje diagnostyczne związane z procesem samodzielnego zamawiania usług poprzez rejestratory na stronie;
• informacje związane z obsługą poczty elektronicznej kierowanej do Operatora oraz wysyłanej przez Operatora.

Serwery znajdują się na terytorium Unii Europejskiej (Niemcy lub Finlandia). Szczegóły w sekcji 6 (Podprocesorzy).

4. Twoje prawa i dodatkowe informacje o sposobie wykorzystania danych

W niektórych sytuacjach Administrator ma prawo przekazywać Twoje dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do wykonania zawartej z Tobą umowy lub do zrealizowania obowiązków ciążących na Administratorze. Dotyczy to takich grup odbiorców:

• firma hostingowa na zasadzie powierzenia;
• dostawca modelu sztucznej inteligencji na zasadzie powierzenia – w zakresie dokumentów przekazywanych do funkcji AI (sekcja 5 i 6);
• operatorzy płatności;
• operatorzy rozwiązania typu chat online;
• firmy świadczące usługi marketingu na rzecz Administratora.

Twoje dane osobowe przetwarzane są przez Administratora nie dłużej, niż jest to konieczne do wykonania związanych z nimi czynności określonych osobnymi przepisami (np. o prowadzeniu rachunkowości). W odniesieniu do danych marketingowych dane nie będą przetwarzane dłużej niż przez 3 lata.

Przysługuje Ci prawo żądania od Administratora:

• dostępu do danych osobowych Ciebie dotyczących;
• ich sprostowania;
• usunięcia;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych.

Przysługuje Ci prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celu wykonania prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w tym profilowania, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (np. newsletter), możesz ją w każdej chwili wycofać, kontaktując się z Operatorem; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Na działania Administratora przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi serwisu.

Administrator może stosować profilowanie wyłącznie w celach marketingu bezpośredniego; nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, w tym w modułach sztucznej inteligencji Systemu — moduły sztucznej inteligencji nie podejmują zautomatyzowanych decyzji wobec osób (szczegóły w sekcji 5).

Dane osobowe przetwarzane są na terytorium Unii Europejskiej. Jedyne przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym dotyczy danych obsługi narzędzia analitycznego Microsoft Clarity (sekcja 11) i odbywa się na warunkach zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony (certyfikacja Microsoft w ramach Data Privacy Framework). Treści przekazywane do modułów sztucznej inteligencji są w całości przetwarzane w Unii Europejskiej (sekcja 5 i 6).

5. Przetwarzanie danych w modułach sztucznej inteligencji

System Apartyo udostępnia funkcje wykorzystujące modele sztucznej inteligencji, w szczególności: automatyczne wyodrębnianie danych z umów najmu (dat, kwot, okresów wypowiedzenia, kaucji, klauzul) z dokumentów wgrywanych przez użytkownika serwisu (pliki PDF, obrazy skanów lub tekst) oraz wspomaganie redakcji dokumentów. Ekstrakcja danych z dokumentu realizowana jest jako jedna zintegrowana usługa modelu AI: dokument wgrany przez użytkownika → wynik w formie strukturalnej (JSON) → weryfikacja człowieka → zapis w Systemie.

Zasady przetwarzania w tych funkcjach:

• Co jest przekazywane do modelu. Do modelu przekazywany jest wyłącznie dokument, który użytkownik serwisu sam wgrał do funkcji AI, łącznie z danymi osobowymi zawartymi w tym dokumencie. System nie maskuje i nie anonimizuje treści dokumentów przed przekazaniem do modelu. Minimalizacja danych realizowana jest w ten sposób, że do modelu nie przekazywane są żadne inne dane poza dokumentem objętym daną funkcją AI.
• Gdzie przetwarzanie odbywa się i kto je realizuje. Ekstrakcja danych odbywa się z wykorzystaniem usługi Azure OpenAI (Microsoft) — model GPT-4.1 mini uruchomiony w granicy danych UE (EU Data Zone). Przetwarzanie treści przekazywanych do modułów AI odbywa się wyłącznie na infrastrukturze zlokalizowanej w Unii Europejskiej / Europejskim Obszarze Gospodarczym.
• Brak zapisu treści i brak trenowania modeli. Dostawca modelu nie zapisuje przekazywanych treści i nie wykorzystuje ich do trenowania modeli (tzw. zero data retention). Przetwarzanie u dostawcy odbywa się na zasadzie powierzenia (art. 28 RODO) na podstawie umowy zawartej przez Operatora z dostawcą; dostawca modelu AI działa jako podprocesor Operatora (sekcja 6).
• Co wraca do Systemu. Wynikiem działania modelu są dane w formie strukturalnej (JSON), np. daty, kwoty, okresy wypowiedzenia czy wysokość kaucji, zwracane do Systemu w celu weryfikacji.
• Człowiek weryfikuje wynik. Wynik działania funkcji AI jest propozycją: użytkownik serwisu (pracownik biura nieruchomości) potwierdza lub poprawia dane przed ich zapisaniem. Jakość wyniku może zależeć od czytelności dokumentu (np. jakości skanu) — dlatego weryfikacja ludzka (human-in-the-loop) jest stałym elementem procesu.
• Redakcja dokumentów. W funkcjach wspomagania tworzenia dokumentów do modelu przekazywane są wyłącznie treści niezbędne do przygotowania dokumentu, a wynik — podobnie jak w przypadku ekstrakcji — wymaga potwierdzenia przez użytkownika przed wykorzystaniem.
• Podstawa prawna i role stron. Przetwarzanie odbywa się w celu realizacji umowy o świadczenie usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — nie wymaga odrębnej zgody. W odniesieniu do danych z umów najmu administratorem danych jest biuro nieruchomości korzystające z Systemu, a Operator działa jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), dostępnej w serwisie. Dostawca modelu AI działa jako podprocesor Operatora.
• Zakaz danych szczególnych. Użytkownik nie powinien wgrywać dokumentów zawierających dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO, np. dane o zdrowiu) bez istniejącej podstawy prawnej do ich przetwarzania; zasady korzystania określa Regulamin (§ 12).
• Brak zautomatyzowanych decyzji i brak oceny osób. Funkcje AI nie podejmują decyzji wobec osób, których dane dotyczą (art. 22 RODO), w szczególności nie oceniają wiarygodności najemców. Analizy dotyczące ryzyka umowy (np. zbliżający się termin wypowiedzenia) mają charakter sugestii dla pracownika biura, a nie decyzji wobec najemcy.

6. Podprocesorzy

W związku ze świadczeniem usług Operator korzysta z podprocesorów — podmiotów przetwarzających dane osobowe na jego zlecenie na podstawie umów powierzenia:

Wykaz podprocesorów stanowi załącznik do Umowy powierzenia (DPA) i jest aktualizowany. O zamiarze włączenia nowego podprocesora Operator informuje z wyprzedzeniem, a Administrator danych (biuro nieruchomości) może wnieść sprzeciw zgodnie z warunkami DPA. Aktualna lista jest publikowana w serwisie.

Microsoft Corporation w zakresie narzędzia Clarity (sekcja 11) nie jest podprocesorem Operatora, lecz odrębnym administratorem danych.

7. Retencja danych w modułach sztucznej inteligencji

• Dokumenty wgrane przez użytkownika (umowy, pliki PDF i skany) przechowywane są w Systemie tak długo, jak długo użytkownik prowadzi daną sprawę, i podlegają usunięciu wraz z usunięciem umowy lub konta.
• Treści dokumentów przekazywane do modelu nie są przechowywane po stronie dostawcy (zero data retention — sekcja 5) i nie są wykorzystywane do żadnych innych celów niż wykonanie funkcji AI.
• Logi techniczne operacji AI (data, typ operacji) nie zawierają treści dokumentów ani surowych danych osobowych.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Ci wszystkie prawa opisane w sekcji 4: dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie danych, sprzeciw oraz skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Jeżeli Twoje dane (np. dane najemcy lub właściciela nieruchomości) znajdują się w Systemie na skutek działalności biura nieruchomości, które jest administratorem tych danych, żądania z zakresu praw osób zgłaszaj w pierwszej kolejności temu biuru — jesteśmy zobowiązani wspierać biuro w ich realizacji. Wnioski w sprawie danych, których Administratorem jest Operator, kieruj na adres kamil@apartyo.com.

9. Informacje w formularzach

• Serwis zbiera informacje podane dobrowolnie przez użytkownika, w tym dane osobowe, o ile zostaną one podane.
• Serwis może zapisać informacje o parametrach połączenia (oznaczenie czasu, adres IP).
• Serwis w niektórych wypadkach może zapisać informację ułatwiającą powiązanie danych w formularzu z adresem e-mail użytkownika wypełniającego formularz. W takim wypadku adres e-mail użytkownika pojawia się wewnątrz adresu URL strony zawierającej formularz.
• Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza, np. w celu dokonania procesu obsługi zgłoszenia serwisowego lub kontaktu handlowego, rejestracji usług itp. Każdorazowo kontekst i opis formularza w czytelny sposób informuje, do czego on służy.

10. Logi Administratora

Informacje o zachowaniu użytkowników w serwisie mogą podlegać logowaniu. Dane te są wykorzystywane w celu administrowania serwisem.

11. Narzędzia analityczne

Operator korzysta z narzędzia Microsoft Clarity (Microsoft Corporation z siedzibą w USA) do analizy sposobu korzystania z serwisu — tworzenia map ciepła (heatmap) oraz zanonimizowanych nagrań sesji obejmujących ruchy kursora, kliknięcia i przewijanie strony. Narzędzie działa zarówno na stronie informacyjnej, jak i w panelu agencji oraz portalu najemcy.

Treści prezentowane w panelu i portalu (m.in. dane najemców, adresy i kwoty) są maskowane po stronie przeglądarki i nie są przekazywane do Microsoft; narzędzie nie rejestruje również zawartości pól formularzy ani haseł.

Skrypt Clarity uruchamiany jest wyłącznie po wyrażeniu przez użytkownika zgody na cookies analityczne. Do czasu wyrażenia zgody nie jest on w ogóle ładowany, a więc nie dochodzi do połączenia z serwerami Microsoft ani do zapisania jakiegokolwiek pliku cookie tego dostawcy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Po wycofaniu zgody identyfikatory zapisane przez Clarity (_clck, _clsk) są usuwane z urządzenia użytkownika.

Microsoft jest w tym zakresie odrębnym administratorem danych. Szczegóły: oświadczenie o ochronie prywatności Microsoft.

Operator nie stosuje w serwisie narzędzi reklamowych ani remarketingowych — w szczególności nie korzysta z Google Analytics, piksela Facebooka ani sieci reklamowych.

12. Informacja o plikach cookies

• Serwis korzysta z plików cookies.
• Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
• Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym użytkownika serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator serwisu, a w zakresie cookies analitycznych — również Microsoft Corporation.

Cookies niezbędne (nie wymagają zgody)

Są konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, dlatego zapisywane są zawsze. Ich wyłączenie uniemożliwia zalogowanie się do panelu agencji lub portalu najemcy.

Cookies analityczne (wymagają zgody)

Zapisywane wyłącznie po wyrażeniu zgody i usuwane po jej wycofaniu.

W ramach serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.

13. Zarządzanie zgodą i plikami cookies

Przy pierwszej wizycie w serwisie wyświetlany jest baner, w którym można przyjąć lub odrzucić cookies analityczne. Odrzucenie wymaga tej samej liczby kliknięć co akceptacja, a do czasu podjęcia decyzji żadne cookies inne niż niezbędne nie są zapisywane.

Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z odnośnika „Ustawienia cookies” w stopce strony głównej oraz na końcu niniejszej polityki. Wycofanie zgody jest równie łatwe jak jej wyrażenie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO).

Decyzja zapisywana jest w tej przeglądarce na 6 miesięcy; po tym okresie baner pojawi się ponownie.

Niezależnie od powyższego użytkownik może zmienić ustawienia przeglądarki. Zastrzegamy, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa i utrzymania preferencji użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach uniemożliwić korzystanie ze stron www.

W celu zarządzania ustawieniami cookies wybierz przeglądarkę internetową, której używasz, i postępuj zgodnie z jej instrukcją:

• Microsoft Edge
• Internet Explorer
• Google Chrome
• Safari
• Mozilla Firefox
• Opera

Urządzenia mobilne:

• Android
• Safari (iOS)
• Windows Phone